/ Datenschutz /

Sie als Kunde können konfigurieren, wie lange TARIS Daten hält:

• Sofortige Löschung direkt nach Übergabe (ab Oktober) – technisch ist aktuell noch eine kurzfristige Zwischenspeicherung zur Nachweisführung notwendig.
• Zeitlich begrenzte Zwischenspeicherung (z. B. 24 Stunden bis 30 Tage – Sie legen es fest).
• Manuelle Archivierung auf Wunsch.

Die maximale dauerhafte Speicherdauer von Transkriptionen beträgt 30 Tage; danach erfolgt keine weitere Speicherung. Für Löschvorgänge werden Transaktions-IDs verwendet, um nachzuweisen, dass und wann eine Löschung vollzogen wurde, ohne dabei personenbezogene Inhalte selbst in Logs zu speichern (Prinzip der Datenminimierung, Art. 5 DSGVO).

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Anwendung angemessener Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, z. B.:

• Vollständige Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand und während der Übertragung
• Zugriffsbeschränkungen und rollenbasierte Berechtigungen
• Pseudonymisierung / Nutzung von Transaktions-IDs zur Vermeidung direkter Identifizierbarkeit in Logs
• Keine Speicherung von sensiblen Inhalten in Klartext-Logs, nur abstrakte Erfolgs-/Fehler-Indikatoren
• Vertragliche Bindung aller Partner auf den Auftragszweck (AVV / Geheimhaltung)

Diese Maßnahmen stellen sicher, dass Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit geschützt sind.

Betroffene (Anrufer) haben nach der DSGVO Rechte wie:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16)
• Recht auf Löschung (Art. 17)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Widerspruchsrecht (Art. 21) usw.

Diese Anfragen müssen über Sie als Verantwortlichen gestellt werden. TARIS unterstützt technisch bei der Umsetzung (z. B. durch Löschung gespeicherter Transkripte), sofern eine entsprechende Zwischenspeicherung konfiguriert war. TARIS hat keinen direkten Kontakt zum Anrufer und kann Auskunfts- oder Löschanfragen nur durch Sie vermitteln bzw. ausführen.

Folgende externe Dienstleister sind beteiligt und vertraglich eingebunden:

• Google (Transkription)
• OpenAI (Antwortgenerierung)
• 11Labs (Sprachsynthese)
• Hallo - IT GmbH (Software, Infrastruktur, Hosting in Deutschland)

Alle Partner sind auf DSGVO-konformem Niveau vertraglich gebunden, dürfen Daten nur im Rahmen der Weisung verarbeiten und nicht für eigene Zwecke verwenden. Europäische bzw. überwiegend deutsche Serverstandorte werden verwendet.

Wir dokumentieren unsere Prozesse und Entscheidungsgrundlagen gemäß Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Dazu gehören u. a.:

• AVV mit Kunden und Subprozessoren
• technische Maßnahmenbeschreibung (z. B. Verschlüsselung, Logging mittels Transaktions-IDs)
• interne Richtlinien zur Zugriffskontrolle

• Art. 6 DSGVO: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (Vertrag, berechtigtes Interesse)
• Art. 9 DSGVO: Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsinformationen) – nur mit zusätzlichem Schutz
• Art. 5 DSGVO: Grundprinzipien (Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung etc.)
• Art. 28 DSGVO: Anforderungen an Auftragsverarbeitung (AVV)
• Art. 32 DSGVO: Sicherheit der Verarbeitung (z. B. Verschlüsselung)
• § 203 StGB: Schutz beruflicher Geheimnisse (für Ärzte, Anwälte etc.)